Cum sa scapi de birocratie - aduci oameni care scurtcircuiteaza sistemul

Formularea caracteristicilor birocratiei ii este atribuita sociologului german Max Weber (1864-1920). Birocratia este un sistem de organizare incadrat in teoria statului de drept, care functioneaza in mod specific si este structurat in mod ierarhic, avand scopul de a administra un anumit volum de resurse prin intermediul unui personal specializat, sistem care, pe langa responsabilitati si atributii dispune si de o autoritate birocratica, limitata insa prin legi si regulamente.

In viziunea lui Weber, birocratia are un rol esential in reglarea si controlul societatilor moderne. Au trecut, insa, ceva ani de la postularea acestor idei, iar acum, in era vitezei, birocratia este doar o piedica foarte mare in calea dezvoltarii societatii. Si mai ales in calea dezvoltarii economice.

Stim foarte bine ca Romania este un stat care sta sub semnul birocratiei. Nu suntem singurii, dar asta nu inseamna ca nu sunt alte tari care au eliminat birocratia. Unii aproape de tot, cum este exemplul Estoniei, acolo unde digitalizarea a adus sanse nebanuite (firmele se infiinteaza in doar cateva ore, te vezi cu autoritatile locale doar de vreo 3 ori in viata ta, iar toate documentele se transmit si se inregistreaza online pentru ca cetatenii au identitati digitale). Exista si acolo mici probleme, trebuie sa o recunoastem, insa este o imbunatatire fata de alte tari.

Si revenim la tara noastra si la mediul nostru de business puternic birocratizat. Potrivit lui Florin Jianu, presedintele Consiliului National al Intreprinderilor Private Mici si Mijlocii din Romania (CNIPMMR), din anii ’90 si pana in prezent, s-a trecut de la cateva sute de reglementari, la o crestere de cateva mii la suta a numarului acestora. Reprezentantul patronatului IMM-urilor recunoaste faptul ca unele erau necesare, insa, pe masura ce altele devin invechite, ar trebui scoase, nu pastrate pentru a ingreuna si mai mult activitatea cetatenilor.

Birocratie - prea mult timp pierdut

Din punctul sau de vedere, problema majora nu este neaparat aceea ca birocratia descurajeaza lumea sa deschida afaceri (numarul firmelor nou infiintate a foast constant in ultimii ani, anul trecut fiind chiar un boom gratie programului Start-Up Nation), ci ca antreprenorii sunt nevoiti sa acorde foarte mult timp problemelor birocratice in detrimentul afacerii in sine.

“Daca simplificam procedurile si debirocratizam Romania vom avea o crestere de PIB intre 7 si 10% numai dintr-o astfel de masura, pentru ca antreprenorii se vor putea concentra pe ceea ce au de facut si vor deveni mai productivi”, ne-a precizat Florin Jianu.

De altfel, din datele CNIPMMR (publicate in Cartea Alba a IMM-urilor din Romania 2017), 46,13% dintre antreprenorii intervievati au identificat birocratia ca fiind una dintre problemele cu care se confrunta (aproape 47% dintre ei considera concurenta neloiala ca fiind o problema, iar 41,65% considera ca sunt incurcati de fiscalitatea excesiva).

Birocratia este o problema majora pentru 53% dintre companiile infiintate in ultimii 5 ani si pentru 48% dintre companiile care sunt pe piata de 5-10 ani. Iar cele mai multe companii care au o problema cu birocratia excesiva sunt microintreprinderi – 49,6%. Asta chiar daca Jianu este de parere ca modificarile fiscale dese (doar in 2017 au fost facute 290 de modificari de catre guvern) au un impact negativ, in egala masura, in cadrul startup-urilor, companiilor mijlocii, chiar si a intreprinderilor mari. ”Si unii si altii trebuie sa se conformeze la tot ceea ce inseamna legislatie”, afirma Florin Jianu.

Dar cum s-ar putea face debirocratizarea, cel putin la nivel de stat? Adica sa nu mai ducem aceeasi foaie dintr-o parte in alta de cateva ori pe an. Asta in cazul fericit in care am reusit sa ne luam toate autorizatiile si permisele (de exemplu, in cazul unei autorizatii de constructie sunt necesare vreo 20 de permise, iar timpul alocat este de peste 200 de zile).

• · Din punctul de vedere al lui Florin Jianu, debirocratizarea este de o importanta vitala si ar trebui sa fie direct sub prim-ministru. “As propune ca mereu sa fie un task-force la nivel guvernamental privind debirocratizarea, iar acesta sa preia din pricipalele studii la nivel european si global facute de institutii precum Banca Mondiala, World Economic Forum privind usurinta de a face afaceri si sa imbunateasca mereu parametrii”.
• ·Legea Debirocratizarii – este o propunere radicala de eliminare a birocratiei facuta, la fel, inca de acum cativa ani de Jianu si reprezentantii IMM-urilor romanesti. “Este o lege cu articol unic, tocmai pentru a nu avea prea multa birocratie, care statuteaza foarte clar ca statul trebuie sa se abtina in a solicita unui cetatean informatii despre el pe care le are deja. E interzis sa soliciti o astfel de informatie”.

Ideea din spatele acestei legi nu este singulara. De altfel, este instituita si in Estonia – institutiile nu mai au dreptul sa iti mai solicite informatii pe care le au deja in sistem.

“Ar trebui radical eliminate aceste cerinte si atunci fortezi si statul sa se eficientizeze, sa se indrepte spre zona de digitalizare”, mai spune reprezentantul patronatului IMM-urilor, adaugand faptul ca “debirocratizarea se face cu oameni care gandesc intr-o paradigma care scurtcircuiteaza sistemul: nu faci debirocratizare cu birocrati”.

Tendinte la nivel european in debirocratizare la nivel de stat:

· Codificare – sa treci diferite legi care au legatura in coduri. “De exemplu, putem trece toate legile cu incidenta economica intr-un cod, numai dupa ce se simplifica ce e de simplificat”, declara Jianu.

· Aducerea legilor la zi – Jianu da exemplul mijloacelor fixe, o chestiune de care s-a lovit si programul Start-Up Nation. Pentru ca acel catalog al mijloacelor fixe nu este modificat de ani buni (peste 10), nu sunt cuprinse drone, telefoane mobile sau echipamente de VR.

· Renuntarea la legi care nu mai au aplicabilitate – presedintele CNIPMMR vine cu exemplul necesitatii afisarii adaosului comercial de catre restaurante, magazine sau baruri. ”Este o reglementare din anii ’90 cand inflatia era mare, insa acum este lipsita de orice sens”. Acesta precizeaza faptul ca eliminarea acestor legi care nu mai au aplicabilitate este cea mai buna forma de debirocratizare.

Nu stim cat timp va mai trece pana ce si statul nostru va implementa aceste solutii pentru debirocratizare, insa putem reduce nivelul birocratiei chiar in cadrul organizatiilor noastre. Pentru ca da, birocratia nu este doar o problema a statului, ci una cu care se confrunta si companiile in interiorul structurii organizationale.

Iata cateva solutii pentru a debirocratiza propriul startup:

· Sa stii exact ce vrei sa realizezi – birocratia poate aparea, uneori, in momentul in care lumea se concentreaza prea mult pe procese si pierde din vedere rezultatul final. De aceea este indicat sa gasesti cea mai rapida cale pentru a ajunge la rezultatul dorit, fara a complica lucrurile.

· Sa stii care iti sunt prioritatile – nu sedintele sau teancurile de hartii si rapoartele sunt importante pentru startup-ul tau. Incearca sa petreci cat mai putin timp in sedinte cu angajatii, convoaca-le doar daca este neaparata nevoie si nu-ti pune angajatii sa iti raporteze orice miscare. Pentru ei, la fel ca si pentru tine, este mult mai important sa scrie cod/materiale, sa gaseasca noi clienti, sa puna cap la cap cifrele.

· Sa le dai subalternilor libertatea de a lua decizii – e de inteles faptul ca iti doresti sa controlezi fiecare aspect al firmei tale, insa odata ce afacerea creste, devine tot mai greu sa iti dai cu parerea pe fiecare decizie care trebuie luata. Explica foarte clar care sunt directiile care trebuie urmate, apoi, ai incredere in oamenii tai si da-le libertatea (si responsabilitatea) de a lua decizii la nivel de echipe fara a trece prin tot lantul de manageri pana la tine. Trebuie doar sa monitorizezi situatia de la distanta.

· Sa nu amani luarea deciziilor – este una dintre cele ma grave probleme birocratice din cadrul unei companii. Cand e nevoie, ia rapid o decizie pentru a debloca desfasurarea lucrurilor.

· Sa aduci oameni orientati spre rezolvarea lucrurilor – cauta sa angajezi oameni care ”get things done”, asa cum se spune deseori in lumea startup-urilor. Ei vor fi un model de eficienta si nu se vor incurca in hatisurile birocratice. Cel putin cele care pot fi controlate din interiorul organizatiei tale. Nu mai ai nevoie de alte blocaje atunci cand te confrunti cu cele venite din partea statului.

Calculator Salariu: Află câți bani primești în mână în funcție de salariul brut »

Te-ar putea interesa și: